W dobie cyfryzacji i rosnącej zależności od technologii coraz więcej firm decyduje się na outsourcing IT. Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, jakie są kluczowe zasady, które powinny kierować tym procesem? W tym artykule przedstawimy Ci 5 najważniejszych wytycznych outsourcingu IT. Jeśli zauważasz, że Twoja firma nie działa tak wydajnie w obszarze IT, jak powinna, koniecznie sprawdź, jak efektywnie i bezpiecznie korzystać z usług outsourcingowych.
Czym jest outsourcing IT?
Outsourcing usług IT to działania polegające na delegowaniu zadań, funkcji lub procesów informatycznych firmie zewnętrznej specjalizującej się w tej dziedzinie. Takie działania obejmują wiele praktycznych dziedzin prowadzenia firmy technologicznej powiązanej z IT. To przede wszystkim:
- outsourcing specjalistów IT,
- outsourcing usług IT,
- przekazywanie projektów zewnętrznej firmie,
- obsługa helpdesk.
Firmy outsourcingowe w Polsce przejmują często większość czynności związanych z realizacją projektów IT. To szczególnie istotne, jeśli chodzi o usługi end-to-end, czyli kompleksowe wsparcie informatyczne. Dzięki temu świadczone usługi są kompleksowe i dopasowane do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Decydując się na takie usługi, można zredukować koszty zatrudnienia specjalistów w swojej firmie, a dodatkowo usprawnić procesy związane z realizacją projektów biznesowych.
Jakie są cele outsourcingu IT?
Głównym celem outsourcingu IT dla firm jest poprawa efektywności i redukcja kosztów. Przedsiębiorcy mogą skupić się na swojej głównej działalności, podczas gdy specjaliści IT z zewnętrznej firmy zajmują się technicznymi aspektami biznesu oraz prowadzeniem projektów.
Ponadto outsourcing specjalistów IT daje dostęp do najnowszych technologii i umiejętności, które mogą być poza zasięgiem dla wielu organizacji. Jeśli zależy Ci na tym, aby zoptymalizować koszty prowadzenia działalności i jednocześnie zmaksymalizować efekty pracy, koniecznie zdecyduj się na outsourcing usług informatycznych.
Najważniejsze zasady outsourcingu IT – to warto wiedzieć!
Chcesz wybrać partnera, który zajmie się projektami i wdrożeniami IT w Twojej firmie? Musisz postawić na sprawdzonych specjalistów, którzy będą w stanie efektywnie zrealizować nawet najbardziej skomplikowane projekty informatyczne.
Weryfikacja potrzeb biznesowych
Pierwsza zasada to dokładne ustalenie, jakie są potrzeby biznesowe Twojej firmy. Przed podjęciem decyzji o outsourcingu pracowników IT trzeba dokładnie zdefiniować, jakie zadania pozostały do zrealizowania, a także jakie strategie będą wdrażane w przedsiębiorstwie w przyszłości. Ustal cele do osiągnięcia — pomoże Ci to w pełni wykorzystać potencjał outsourcingu IT.
Analiza ofert firm outsourcingowych
Druga zasada to wybór odpowiedniego partnera biznesowego, czyli firmy outsourcingowej. Obecnie na rynku działa wiele firm outsourcingowych IT w Polsce, ale nie wszystkie będą mieć ofertę dopasowaną do Twojego biznesu. Szukaj usługodawcy, który w swoim portfolio ma doświadczenie w obszarze prowadzenia projektów IT w Twojej branży, lub tworzył rozwiązania podobne do tego, jakiego potrzebujesz. Im lepiej spersonalizowana oferta outsourcingu IT, tym większa szansa, że współpraca będzie przebiegać pomyślnie.
Ustal warunki współpracy z firmą outsourcingową
Trzecia zasada to jasne określenie warunków umowy, którą podpiszesz z wybraną firmą outsourcingową. Umowa powinna zawierać szczegółowe informacje na temat:
- zakresu usług,
- oczekiwanych wyników,
- kosztów,
- terminów i procedur rozwiązywania sporów.
Outsourcing IT dla firm to dość indywidualnie dopasowane usługi, dlatego warto zadbać o to, aby w umowie zawrzeć wszystkie niezbędne zapisy o zakresie świadczonych prac, a także oczekiwanych efektach. Istotne są także ceny usług outsourcingowych – te powinny być również z góry ustalone w umowie. Warto też zaznaczyć, że zależnie od wybranego modelu rozliczeń stawki mogą dotyczyć rozliczenia godzinowego lub za całościowy projekt (fixed price).
Monitorowanie i ocena wyników współpracy
Współpracując z firmą outsourcingową, musisz regularnie sprawdzać, czy usługi są realizowane zgodnie z umową i czy przynoszą oczekiwane korzyści. W przeciwnym razie masz prawo ubiegać się o zwrot kosztów lub po prostu zerwać podpisaną umowę.
Elastyczność i gotowość do zmian
Świat IT jest dynamiczny i ciągle się zmienia, dlatego ważne jest to, aby umowa outsourcingowa była elastyczna i dostosowywała się do zmieniających się potrzeb przedsiębiorców korzystających z takiego wsparcia. Dobre firmy outsourcingowe IT w Polsce są w stanie perfekcyjnie dopasować się do oczekiwań klienta, ale jednocześnie starają się podpowiedzieć, jakie rozwiązania będą najkorzystniejsze dla danego projektu. Istotą działalności dobrej firmy outsourcingowej jest elastyczność działania oraz gotowość do zmian – dotyczy to jednak obu stron współpracy, szczególnie jeśli założenia projektowe mogą ulec zmianie.
Dlaczego warto zdecydować się na outsourcing usług informatycznych?
Outsourcing IT to usługi związane z szeregiem korzyści dla przedsiębiorców. Najważniejsze to:
- dostęp do specjalistycznej wiedzy i najnowszych technologii,
- redukcja kosztów prowadzenia projektów,
- zwiększenie efektywności pracy zespołów IT,
- możliwość skupienia się na kluczowych aspektach biznesu, np. marketingu.
Aby w pełni skorzystać z zalet, jakie niosą ze sobą usługi outsourcingu IT dla firm trzeba wybrać usługodawcę, który świadczy jak najszerszy zakres wsparcia. W dzisiejszych czasach, kiedy redukcja kosztów i optymalizacja pracy stanowi podwaliny każdej działalności gospodarczej naprawdę warto postawić na outsourcing pracowników IT i zoptymalizować sposób funkcjonowania swojej firmy.